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10 feb. 2018

Software contable en Excel: cómo agregar más filas?

Las plantillas contables en Excel son muy flexibles y permiten que se puedan realizar cualquier tipo de modificación o adaptación, dependiendo de la necesidad de cada cliente o de la naturaleza del negocio. 
En ésta oportunidad, te vamos a explicar como insertar más filas en los libros de compras o en los de ventas, sin afectar el funcionamiento ni la integridad de las mismas. 
En caso de que se agoten las filas para seguir insertando datos de facturas, es posible insertar más filas pero se debe tener el cuidado de que las formulas se copien porque en las filas nuevas no van a aparecer. Esto se puede hacer de dos formas:
Coloque el cursor en la penúltima fila o en otra cualquiera, pero que no sea la ultima. Luego inserte la fila ya sea con el menú “insertar” o con el icono de insertar filas. 
Pero con esto, se podrá dar cuenta que los espacios donde se han insertado filas, no se han copiado las formulas y por lo tanto, las facturas que se ingresen en ésas filas nuevas, no van a aparecer en el total. Para que sean incorporadas en la sumatoria, se debe copiar la formula de cada columna, lo cual se puede hacer por medio de dos formas, copiando la formula y pegándola o arrastrándola.
Sitúese en una de las celdas que si tiene formula y con el botón derecho del mouse habilite el menú, luego dele click a la opción “copiar”, para luego ubicarla en la celda que no tiene formula y luego en el mismo menú haga click en la opción “pegar”. Este proceso lo debe repetir en cada celda que no tenga formula, pero debe tener cuidado de que la formula a copiar sea utilizada en la misma columna, pues la formula de la columna “precio de compra” difiere de la formula de la columna “valor IVA crédito fiscal”.
La otra forma de copiar formulas es mas fácil y rápida, pero debe tener cuidado con el desplazamiento del mouse, pues no debe de pasarse a otra fila distinta como la de los totales, pues estos tienen su propia formula.  Hágalo de la siguiente forma:
Ubíquese en la celda que tiene formula, colocando el cursor exactamente en el medio de las dos celdas, hasta que le aparezca una “cruz” de color negro y luego arrástrela hasta la última fila donde necesite insertar formula.
Debe repetir la misma operación en todas las celdas que hayan quedado vacias, inclusive en el libro que contiene el resumen del mes (el que está al final, en el lado derecho).
Igual debe hacer en todas las celdas que hayan quedado vacias, para que traslade los datos respectivos y que las formulas se puedan aplicar.


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